《英语应用文写作》四、商务信函写作





我国大学英语教学改革正朝着实用方向发展。 我国大学英语教学改革正朝着实用方向发展。 大学英语课程教学要求》 《大学英语课程教学要求》的基本要求中对写作的 实用性提出了具体要求。特别是《 实用性提出了具体要求。特别是《高职高专教育英 语课程基本要求》 语课程基本要求》中对学生的写作能力培养做出了 明确规定。 明确规定。即:“能填写和模拟套写简短的英语应 用文,如填写表格与单证,套写简历、通知、 用文,如填写表格与单证,套写简历、通知、信函 等。”为了给广大的英语学习者以及努力想通过 高等学校英语应用能力考试” “高等学校英语应用能力考试”的学生提供一本内 容实用、语言规范、查找方便、配有练习、 容实用、语言规范、查找方便、配有练习、涵盖面 广的教材,我们编写了这本《 广的教材,我们编写了这本《实用英语应用文写 作》。
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本书特点如下: 本书特点如下:
  1. 指导性 本书对各类英语应用文的写法按类型、格式、 本书对各类英语应用文的写法按类型、格式、语 言特点、常用句型等加以全面介绍。 言特点、常用句型等加以全面介绍。
  2.针对性 . 本书针对“高等学校英语应用能力考试” 本书针对“高等学校英语应用能力考试”的写作 要求结合历年实考真题进行归纳、剖析。 要求结合历年实考真题进行归纳、剖析。使学 习者通过学习不仅能获取有针对性的指导还能 接触到最新、最全的考试信息, 接触到最新、最全的考试信息,以便有针对性 地迎考备考。 地迎考备考。
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  3.实用性 . 本书在编写中针对高职学生的实际英语写作水 本着帮助他们在打好英语写作的基础上, 平,本着帮助他们在打好英语写作的基础上, 侧重培养其写作应用文能力。 侧重培养其写作应用文能力。书中提供了大量 的范文及实用写作方面的用语, 的范文及实用写作方面的用语,设计了大量的 练习,以方便学生模仿。 练习,以方便学生模仿。 本书在编写过程中参阅了大量的国内外出版的 写作教程。在此, 写作教程。在此,谨向有关作者致以诚挚的谢 由于时间仓促,水平有限, 意。由于时间仓促,水平有限,书中疏漏之处 在所难免,祈望各位同仁不吝赐教。 在所难免,祈望各位同仁不吝赐教。
《实用英语应用文写作》编写组 实用英语应用文写作》 2007年2月 年 月
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常用书信 商务信函 宣传广告 公文信函 其 他
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第四章 商务信函 ( Business Letters )
概述: 概述: 商务信函的撰写 ( How to Write Business Letters) ) 1 . 商务信函撰写的基本要求 商务信函撰写的基本要求
  2. 商务信函的构成 商务信函的构成 3 . 商务信函的格式
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现代国际商业通讯飞速发展,通 讯方式从最原始的口头传递信息发 展到今天的电子数据交换(EDI, Electronic Data Interchange)。电话、 电报、电传、传真在我国商界已经 普及;然而,传统书信通讯在国际 贸易中仍然发挥着它的重要作用。 书信写作是电报、电传和传真写作 的基础。
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商业书信是交易契约的重要组成部分, 写得好与坏对一笔交易的成败有直接的 关系。 写好商业书信必须具备良好的英语基 础,丰富的业务知识和对商业信件格式、 结构和风格的了解。
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一.基本要求(Basic Requirements) 要写好商务信函,必须时时记住三个 C 即清楚( Clearness );简洁(Conciseness) 和礼貌 ( Courtesy ) 。
  1. 清楚(Clearness) 信要写得清清楚楚,明明白白,毫无晦 涩难懂之处,使收信人一看就知道写信 人所要表达的意思,丝毫不会产生误解。 切忌含糊,模棱两可。因此最好使用简 单的英语词句把意思表清楚。
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当然,我们在业务中会收到一些读后不 甚解其意的外商信件。多数情况不是信 没写清楚,而是由于我们本身英语水平 较低所致。所以,我们有必要不断提高 英语水平。 “清楚”的另一层含义是要把想表 达的意思清晰地表达完整。如果一封报 盘信就连最基本的条款都漏掉了,那必 然给以后的交易埋下隐患,这封信自然 就不是封清楚的信。
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  2.简洁(Conciseness) 即要用尽可能少的文字表达意见, 长话短说,避免?嗦。有些不合英语习 惯的从句叠从句的写法会产生歧义,造 成损失。因此,在没有绝对把握的情况 下,最好用简单的语句把意思表达清楚 就行。假如一封信内容较多,可按内容 分段书写。值得注意的是:“简洁”的 前提是“清楚”,也要顾及“礼貌”。 如果一味省字,不顾英语习惯,后果是 不堪设想的。
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  3. 礼貌 (Courtesy) 写信要有礼有节,不要盛气凌人。我 们要尊重收信人的风俗习惯,遵从国际 惯例,不可唯我独尊。要保持“Your Attitude”体谅对方的态度,多从对方的角 度看问题,多替对方着想。处理问题时, 多考虑对方的感情、愿望。收到来信时, 要及时回复,那种收信后拖到不得已才 草草应付的做法是要吃苦头的。但是, “礼貌”并非意味着唯唯诺诺,要不卑 不亢,自尊又敬人。为加深对三C
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原则的理解,请看以下三例: 例
  1. 关于“清楚”(Clearness) 含糊: Will you kindly send us a reply before the end of the month for which a stamped envelope is enclosed. )? 清楚: Will you please send us a reply in the enclosed envelope before the end of this month?贵方4月25日的信已收到,谢谢。 为使我方能尽力帮忙,请在本月底前用 在此附上的信封回复我方。
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  2. 关于“简洁”(Conciseness) 冗长: We have your remittance of February 1st in the amount of$2
  00,and wish at this time to offer our thanks to you for it. 简洁: Thank you for remittance of February 1 for$2
  00.贵方2月1日200美元的汇款已收 到,谢谢。
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  3. 关于“礼貌”(Courtesy) 唐突: Your letter in reply to ours of April 25 came this morning, and now we do not understand any more clearly than we did before. 礼貌: We thank you for your letter of April
  25. In order that we may be of the greatest possible help to you,will you please frankly tell us what you want us to do about this matter.恳请贵方坦率地告诉我方:在这个
问题上我方该怎么办?
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商务信件的构成(Elements o f a 二. 商务信件的构成 Business Letter)
商务信件必不可少的七个部分是: 信头(Letter Heading)、 日期(Date)、 信内地址( Inside Address)、 称呼( Salutation)、 正文(body)、 结束敬语(Complimentary Closeing) 签名(Signature)。
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另外,商业信件有时还有:附件 (enclosure)、又及或附言(Postscript)、 注意项 ( Attention)、标题(Heading)、 副本( Carbon Copy/CC)、辨认代号 ( Identification )、页码(Pagination)等附加 部分。
  1. 信头( Letter Heading) 表示写信人的公司名称和地址。进行 业务联系时,要尽量使用事先印有信头 的信笺,避免使用空信笺这样会使阅信
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人觉得不正规。信头往往在信笺的正上 方。除公司的名称和地址外,一般还有 电报挂号(Cable Address ) 、电话号码 (Telephone Number)、电传号(Telex Number)、传真号码(Fax Number)、专用 电码(Code)。有的信头还包含负责人的 姓名及职务。信头有时有编号(Reference No.)编号可分为来信编号(Your Ref. No.)和去信编号(Our Ref. No.)。如信 头中未印来信编号,那么可把编号作为 信的标题,或在信的开头弓I用对方来信
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的编号,这样给以后查对带来方便。
  2.日期(date) 日期表明写信的年月日,一般在信头以 下间隔一行处。如信件采用的是齐头式, 日期在左上方,并且顶格。如果信件采 用是缩行式或混合式,日期则打在右上 角。常见的日期写法例: 28th February,2006 / February 28th 2006 February
  28,2006 /28 February,2006
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其中的年份2006不能写成06,月份可缩 写为Feb.。12个月份除May,June,July不能 缩写外,其他的可缩写 :Jan. (January), Feb. (February), Mar. (March),Apr. ( April),Aug. ( August),Sep. ( September),Oct. (October), Nov.(November),Dec. (December)。 在写日期时,切忌用数字代替月份。 对于07/08/96,西欧人会理解为Aug. 7th, 19
  96,而美国人却认为是July 8th, 19
  96. 在这一点上,欧美之间以及很多其他的 国家和地区间是有差异的。
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  3. 信内地址(Inside Address) 指收信人的名称和地址,与日期间隔一 行,在信笺左上方。应该照常用的格式 大写收信人姓名的首字用,拼写不能错。 公司名称中有无The,是Co. Ltd.还是Co. 等都要一丝不苟地按收信人固定的用法 写,不可想当然地任意发挥。英语信件 的地址依次为: a.门牌号和街名 b.城市名 c.(县)州(或省)及邮政编码 d.国名
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信内地址的每一行都要准确书写,与写信 封的地址完全一致。如采用开窗信封,信 内地址的正确与否将关系到这封信能否送 到。每个国家的编码方式不一样,如我国 邮编为6位数,而美国的邮编是在州名 (或州名缩写)后加5位数。另外,不要 遗漏国名,即使信件是寄到一个大城市, 因为全世界城市同名现象非常普遍。
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  4. 称呼(Salutation) 这里的称呼相当于我国书信开头的 “敬 启者”、“谨启者,”有以下这 些: 对男士: (My) Dear Sir; Dear Sirs, Gentlemen 对女士: (My) Dear Madam, (My) Dear Ladies, Mrs. ,Miss, Ms 对男士和/或女士:Ladies and Gentlemen,Dear Sir or Madam, Dear Sir/Madam.
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信函中礼节性的称呼很多。一般说来, 给男性写信用Mr. (Mister )或Sir;给女性 写信用Miss, Mrs.或Madam。Mr放在姓氏 之间:如Mr. White。Miss用在未婚女性 之前;Mrs用于已婚女性; Ms则不论结 婚与否都可用.所以在不知收信人是否 已婚时,用Ms是万无一失的。 Miss的复 数为Misses,此时应在前加冠词,如: The Misses Mary&Jane Black。
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  5.正文(Body) 正文是书信最重要的部分,是写信的 目的。所以写正文时,下功夫写好。要 遵循三C原则,即把信写得清楚 (Clearness)、简洁(Conciseness)、礼貌 (Courtesy)。如一封信所谈事情繁多,应 分叙述清楚.要充分发挥主题句(Topic Sentence),常为每段第一句的作用,每段 首句就把该段的内容作一概述。一般业 务性的第一句应提及上次的通信,并以 简洁的语言简述一下那封信的内容,
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最后一段提出对收信人的希望和要求, 如“请速答复”等。
  6. 结束敬语(Complimentary Close) 结束敬语相当于我国书信结尾时所用的 “敬礼”、“致敬”,如: 用一词表示:Truly, Sincerely, Faithfully, Cordially, Respectfully; 在前加Yours: Yours truly; Yours sincerely, Yours faithfully,Yours cordially,yours respectfully;
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在后加yours:Truly yours,Sincerely yours,Faithfully yours,Cordially yours, Respectfully yours 英国人常用Yours faithfully;美国人多 Yours truly或Yours sincerely
  7.签名(Signature) 签名是唯一必须用手写的一个部分,复 印的签名是无效的。由于签名多半写得 潦草,故在签名之下要清晰地打出姓名 和职务。严格说来,只有公司或部门的 负责人有为其商行签字的权利,有些
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通信人还事先约定对某些非常重要的信 需由Directorial or Managerial Level的负责 人签署。有时因有资格签署的人不在, 常以授权书(Power of Attorney)授权一负 责的雇员签署。在这种情况下,则应写上 Per pro.或p. pro.,是per procuration的缩 写,还可用P.P.,For,Per或Pro.等形式。 得到授权的代理人签名如: Yours sincerely, John Smith pp marketing manager
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三.商务信函的格式 (S
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