会议服务



会议服务
百科名片 西点会展网提供:会议服务是指会场有一些从事现场服务的工作人员,通常被称为“会议官 员”(conference officers)。这些人员要通晓外语,熟悉国际会议的程序,一般都经过培训。 他(她)们似乎做的都是一些具体服务工作,但却是保证会议顺利进行不可缺少的环节。国 际机构的常设秘书处还设有专门负责会议服务(conference service)的部门,对会议官员 有一整套严格的要求。 目录 服务的范围 服务的流程 工作的程序
编辑本段 服务的范围
一、会议开始前,负责与会人员的注册登记,包括签到和领取代表证件、会议文 件及纪念品等; 二、每次会议开始前,在进门处检查与会人员证件;会议开始后,将摄影、文字 及摄像记者请出会议厅室,将会议厅室的大门关上; 三、迎接嘉宾,引导代表等至指定席位; 四、记录会议的进行过程及代表的发言内容; 五、对要求发言的代表进行登记,及时将名单按报名先后顺序送交会议主持人或 会议秘书。注意记录下代表的姓名,所代表的国家或机构及发言顺序的先后要求。有 的代表要求靠前安排发言时间,有的要求靠后,有的要求居中,有的不提要求。 六、在场内分发代表发言稿、声明、提案草案、修正案稿等。发言稿通常在该代 表发言期间分发,如稿件未到,可在主持人发言小结时分发,或在下次会议开始前分 发。为保证记录的准确性,如代表系临时发言且有手稿,可在其发言后向其暂借,复 制后随即退还; 七、随时准备提供必要的会议文件及有关资料,供讨论时参阅; 八、每次会议开始前检查灯光、室温、卫生、名牌、桌椅、纸笔、饮水杯、(主 持人用)木槌、投影设备等是否均已符合要求; 九、接听紧急电话并通知所要求的通话人。会议厅室内的电话机通常只闪光而无 铃声。秘书接话应轻声。其他人员应在会议厅室外的分机接话,以免干扰会场。 十、会议服务负责人要检查各类工作人员如同声传译译员、警卫、电工等是否均 已到位;各种设施如电力、空调、音响、通风、同声传译等是否均已通畅待用。 十一、会议服务流程
编辑本段 服务的流程
一般而言,作为专业的会议服务公司,对于会议服务流程的把握应该更专业更到 位,会议服务流程大多经过以下几个环节:
  1、策划 作为专业的会展代理公司,我们提供会展企划代理,告诉我们你的想法 或者点子,我们为你提供可行性方案、招展企划、会议回执等等。
  2、咨询 在此阶段,我们将与委托方进行初步沟通,并就委托方的一些关心点提 出自己的预案供选择??譬如在预算范围内最适宜的会议场所、推荐参加者下榻的酒 店、选择合适的餐饮场所及与预算相适应的菜谱、会展交通流程、接待流程等。
  3、考察 如果您认为沟通后可以相信我们,那么我们可以进入这个阶段??我们 会安排您或者您的代表到目的地考察我们为您提供的酒店、会议场地、环境、交通车 辆及会展设备细节等等,并在此阶段就服务项目、服务流程、推进计划、服务价格等 内容进行深入探讨,大致明确双方的责任与义务。
  4、确定 这个时间需要的是耐心与细致??我们得一一推敲设想得流程及预案, 尽可能把方案细化,然后以书面的形式确认双方的权利、义务与责任,并签署相关服 务协议。
  5、执行 严格而又人性化地执行协议,将是双方合作精神的高度升华。不管设想 如何完美,任何计划都是存在纰漏的,需要合作双方本着合作的理念,抛开暂时的不 合,以会展的圆满结局为一致奋斗目标。在此期间,双方需要口头或书面承诺原来协 议以外的服务视为协议的延伸,并临时决定双方签字负责人,所有临时往来允许采取 事前商议、事后结算的方式执行。
  6、结算 双方财务人员认真核对各类单据,严格按照协议执行核算。
编辑本段 工作的程序

  1、领受任务:会议名称→会议性质→与会人数→会议期限→会议休息时间表→ 会议活动范围 →准备内容 →注意事项。
  2、会前准备:会标→音响→主席台→茶具饮品→登记台→签到薄→休息安排→ 服务员配备→会场清洁 →接手纪念品、礼品(发放)→会场指示牌 →礼仪演习彩排
  3、会前检查根据表格列项检查、设备设施、会议物品
  4、引领登记:准备大厅指示牌→引领员→电梯引领员→会场引领员→指示牌→ 登记根据请柬、门票等发放纪念品
  5、会场服务:主席台香巾、饮品服务、果盘、会场贵宾饮品、香槟服务→会场 秩序维持服务(清理闲杂人员)→清洁服务→委托代办服务→出会场的引领服务(先 生,请问需要帮助吗)→应急情况处理(火灾疏散、禁坐电梯、失窃、当事人询问笔 录、相关人询问笔录、停电、溢水、电梯停机、急症救护)
  6、会后清理:撤会议物品→桌椅→餐具→清理与会人员遗留物并登记→清洁会 场→撤出带入会场物品→查对清理纪念品、礼品→检查清理情况→关闭动力电器设备 →服务人员撤出,锁闭会议厅

  7、汇报总结:向主办方主办人员汇报会议情况,遗留物品,剩余礼品,征求意 见,说明情况→会后总结专题会(部门经理,会议服务人员参加)
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