WORD邮件合并打印EXCEL数据



WORD 邮件合并 悬赏分:50 - 解决时间:2009-6-15 08:22
我要打印二百份荣誉证书,如何利用这功能一下子打印出来???只替换名字就可以了,用的是零七 WORD??详说 加分!!
提问者: 373315408 - 三 级
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邮件合并: 在 Office 中,先建立两个文档:一个 WORD 包括所有文件共有内容的主文档(比如未填写的信封等)和一个包括变 化信息的数据源 EXCEL(填写的收件人,发件人,邮编等),然后使用邮件合并功能在主文档中插入变化的信息,合 成后的文件用户可以保存为 Word 文档,可以打印出来,也可以以邮件形式发出去 . 邮件合并的应用领域: 1,批量打印信封:按统一的格式,将电子表格中的邮编,收件人地址和收件人打印出来. 2,批量打印信件:主要是换从电子表格中调用收件人,换一下称呼,信件内容基本固定不变. 3,批量打印请柬:同上
  2. 4,批量打印工资条:从电子表格调用数据. 5,批量打印个人简历:从电子表格中调用不同字段数据,每人一页,对应不同信息. 6,批量打印学生成绩单:从电子表格成绩中取出个人信息,并设置评语字段,编写不同评语. 7,批量打印各类获奖证书:在电子表格中设置姓名,获奖名称和等资,在 WORD 中设置打印格式,可以打印众多 证书. 8,批量打印准考证,准考证,明信片,信封等个人报表. 总之,只要有数据源(电子表格,数据库)等,只要是一个标准的二维数表,就可以很方便的按一个记录一页的方 式从 WROD 中用邮件合并功能打印出来! [图解]利用 WORD 邮件合并功能调动打印 EXCEL 数据制作大量奖证,奖状,准考证,成绩单,明信片,信封等个 人报表:http://hi.baidu.com/\%D1\%C7\%D0\%C2/blog/item/54e1f9196e2d7f7fdab4bd
  88.html 实例: Microsoft Office 邮件合并的操作方法: 第一步:准备数据源 这个数据源可以是 Excel 工作表也可以是 Access 文件,也可以是 MS SQL Server 数据库.一言蔽之:只要能够被 SQL 语句操作控制的数据皆可作为数据源.因为邮件合并说白了就是一个数据查询和显示的工作.这里,我以 Excel 为例. 下图是一个 Excel 工作表文件"DataSource",里面有一个工作簿"录取通知书",工作簿里面有三条数据记录,我们的 任务就是把这三条记录按照指定的模板打印成录取通知书. 图一 第二步:准备模板 模板文件就是即将输出的界面模板,这里我以 Word 文档为例. 下图是一个模板文件"Template",就是录取通知书的大致样子(大标题和序列号我就省了啊). 图二 第三步:邮件合并 打开模板文件 template.doc,从"工具"菜单中依次选择"信函和邮件" >> "显示邮件合并工具栏",完毕之后工具栏上 会多出一栏,就是邮件合并工具栏,如图,红色矩形框中的就是邮件合并工具栏. 图三 下面,step by step,follow me:
  1.设置数据源 点击邮件合并工具栏上"设置数据源"的按钮(图三中第二个),选择"DataSource.xls"文件,单击打开,然后会再弹 出一个"选择表格"的窗口,要求指定使用哪个工作簿,因为只有一个工作簿"录取通知书",直接点击确定,完成数据源 设置。

  2.插入数据域 这里,我以插入新生姓名为例.
  2.a 将光标定位到要插入数据的地方(这里插入新生姓名,就放在文档开头"同学:"之前)
  2.b 点击邮件合并工具栏上"插入域"的按钮(图三中第二个),在弹出的窗口中选择"姓名",然后单击"插入",如图:
  2.c 单击关闭(MS Office 这一点不知道是什么用意,不能一次插入多个域,插入完毕又不自动关闭弹出的窗口) 重复上述操作数次,依次插入其他元素(院系,专业,学制等).全部完成之后,模板是这个样子的(为强调哪些 数据是动态插入的,我将插入的数据域都用红色表示):
  3.查看合并数据 单击邮件合并工具栏上"查看合并数据"的按钮(图三中"插入 Word 域"右边那个按钮),即可看到邮件合并之后的数 据,工具栏上还有一些按钮和输入框可以查看前一条,下一条和指定的记录. 第四步:完成合并 到此,邮件合并的工作就基本结束了,可以直接打印了,你可以选择"合并到新文档"(适用于只有几十上百条记录) 来把这些信息输出到一个 Doc 文档里面,以后直接打印这个文档就可以了,也可以选择"合并到打印机"(适用于成百 上千条记录),并不生成 Doc 文档,而是直接打印出来. 下面是合并到新文档之后,新文档的效果图: 两条记录之间的黑线是分页标记.当然,如果打印成通知书还要调整版式,这个是排版的基本功,我只是演示怎么 进行邮件合并,排版的咚咚我就不赘述了.
在学校工作,难免会遇到各种证书打印.有很多证书是同类的,比如运行会的奖证,三好学生等等.这 不 2007 年的全县三教征文结果出来了,一看 550 人的庞大队伍,这要是写或者人工排版,不定要划好 长时间,对我这样的懒人来说宁肯划一天时间来研究一下偷懒的办法来完成半天的工作的,好在这次划 的时间并没那么久,欣喜之余拿出来分享一下! 设计思路: 设计思路:建立两个文件一个 Excel 电子表格存放姓名和获奖等次等信息,一个 WORD 文件作为证书样 版调用电子表格中的姓名和获奖信息,保持打印的格式一致! 采用的方法: 采用的方法:WORD 的邮件合并功能 实施步骤: 实施步骤: 1,创建电子表格,因为我的电子表格是从长阳教育网下载的结果公示,已包含了获奖者的姓名,论文 题目以及获奖等次等信息,因为要调用,标题以及不规范的非获奖记录行都要删除整理一下如图所示.
以上只列出了 Sheet1 工作表部分名单,在整理过程中要删除空白行或无意义的行,以免出错!以上文 件整理好以后以 book1 为名保存到桌面备用. 2, 打开 WORD2003 文字处理软件 (2000 版可能有所不一样) 在"工具"菜单中选择"信函与邮件" , 菜单"邮件合并"
3,出现邮件合并向导:
选择右边向导中的"信函"复选框,下一步"正在启动文档"默认的"当前文档"下一步"选 取候选人"默认"使用现有列表"下一步:"撰写信件",到这里一直是下一步,到了这里, 要选取数据源了,出来一个浏览窗口.
找到桌面上这个备用的电子表格文件,"打开":
因为我们整理的数据在工作表 1 中,所以就选择第一个表:
选择表 1 所,我们要打印的数据出来了,"全选"后确定.这个数据表就可以使用了,下面接着讲如何 安排这些数据到 WORD 中. 4,设计 WROD 中的格式: 接上面,点选数据源以后,继续下一步"撰写邮件",这时是在 WORD 中编辑,有的文字是固定的,我 们可以直接打上去,有的是变化的,比如姓名和论文题目,是要打一张变一个的,就要用到右边的"其 他项目"插进去.
点击其他项目插入姓名,论文题目和获奖等次变量:
选择姓名,点插入,文中就出现了一个带符号的<<姓名>>,"获奖证书"这几个字是固定的,就直接打 上去,继续插入<<题目>>,<<获奖等级>>和中间固定的串词:
下一步,预览信件,证书上的字体和大小也可以调整一下先,如果合适就可以打印一张出来比对一下位 置: 5,后续调整:
因为证书不是标准的 A4 大小,在纸张设置上进一步调整,有的证书上面有固定文字的,还要进一步设 计填空的位置和大小.等一张做成熟之后,点击"完成合并"这时直接打印 WORD 还是只能打印一份的, 如果全顺次打印出来,还要点选右边的合并项中"打印..."或者"编辑个人信件"前面是直接合并到 打印机,一个一个打印出来,如上图,后面一个是把电子表格中的所有记录生成一个 WORD 文件,可以 生成后在 WORD 中按常规方法打印. 结语: 结语:微软办公系统只有想不到,没有办不到.这是我常挂在嘴边的一句话,由此想到上次教育人事工 资的报表打印,也是电子表格的,不过那是一对多的关系,也许部分表格也是可以通过这个功能来实现 的.但是最简单的还是处理一下单表的调动打印吧!以后用不着做报表程序了!
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